Hubspot: introducción a un CRM completo y gratuito para tu empresa
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Hubspot: Introducción al CRM y primeros pasos

¿QUÉ ES HUBSPOT CRM Y HUBSPOT SALES?

Hubspot CRM es una herramienta de gestión de clientes que te permite organizar, monitorear y aumentar tu seguimiento de ventas de manera totalmente gratuita.

Hubspot Sales es un conjunto de herramientas de productividad que se alojan la bandeja de entrada de tu correo. Te permite enviar de forma automática correos electrónicos personalizados de captación de prospectos y ver cuándo las oportunidades de venta abren correos electrónicos y archivos adjuntos. También crear plantillas de correos electrónicos y programar reuniones con una facilidad increíble.

Juntos, Hubspot CRM y Sales te permiten tener un control y seguimiento total de lo que sucede con tus potenciales clientes y empresas que ya confían en tu negocio.

 

CÓMO OBTENGO HUBSPOT Y HUBSPOT SALES?

Para obtener Hubspot y Hubspot Sales podés hacerlo simplemente ingresando en http://hubspot.com/crm y https://www.hubspot.es/products/sales, o contratar el servicio de Implementación de Hubspot en Five! Media Lab para que configuremos tu cuenta y ayudemos a empezar a utilizarlo e integrarlo con tu negocio.

 

¿CÓMO INGRESO A LA PLATAFORMA?
  1. Ingresa a http://hubspot.com/crm
  2. Clickea en el enlace para loguearte:

  3. Puedes seleccionar “Sign in with Google” y loguearte con tu mail (en caso que utilices Google Suite para los mails) o directamente ingresar usuario y contraseña. Si decidiste delegar el proceso de configuración en Five! Media Lab revisa tu bandeja de entrada de correo donde encontrarás el mail de bienvenida y el enlace para acceder.

 

¿QUÉ ES UN CONTACTO, UNA EMPRESA, UN NEGOCIO Y UNA TAREA?
  • Un Contacto es un cliente o potencial cliente con el que estableciste algún tipo de comunicación. SI utilizas Hubspot Sales, los contactos se cargan en la plataforma automáticamente.

  • Una Empresa es la empresa a la que pertenece uno o varios contactos

  • Un Negocio es una Oportunidad de Venta. Por cada propuesta comercial que envíes, debería haber un Negocio asociado. Los negocios se vinculan directamente con una empresa, una persona, o ambos.

  • Una Tarea es algo que hay que hacer para impulsar tu negocio. Por ejemplo, recontactar al cliente luego de 3 a 5 días, hacer un llamado o programar una reunión.

 

Qué información puedo ver de mis Contactos?

En Five! configuramos cuenta de Hubspot CRM para que puedas ver Nombre, Apellido, Cargo, Compañía, Email, País, Status, Último Contacto y Responsable de todos tus contactos. Creemos que éstos son los campos más relevantes para tu negocio. Sin embargo, podés modificar los campos visibles siguiendo este tutorial.

Qué información puedo ver de mis Empresas?

Las empresas que cargues (o se carguen automáticamente si utilizás Hubspot Sales integrado con el CRM), están configuradas para mostrarte Nombre de la Empresa, País, Dirección, Teléfono, Sitio Web, Contactos asociados, Negocios Asociados, Status, Último Contacto y Responsable. Con esto al ver los detalles de cada empresa tendrás visibilidad total sobre la misma, personas y oportunidades asociadas a ella.

Qué información puedo ver de mis Negocios?

De tus negocios podrás ver monto ($), nombre, descripción, fecha de creación, fecha de cierre, status, responsable y fecha de última actividad para que puedas tener siempre un status actualizado de lo que pasa con tus oportunidades de venta.

QUÉ SON LAS HERRAMIENTAS DE VENTA?

Las herramientas de venta (como notificaciones y plantillas) te permitirán mejorar la comunicación con tus potenciales clientes. Permiten, entre otras cosas, registrar cuando alguien abre un correo electrónico o armar plantillas en caso que haya información estándar que envías a gran parte de tus contactos.

QUÉ ES EL DASHBOARD O PANEL?

El panel de ventas te ofrece un resumen del proceso de ventas actual y la productividad. Puedes configurar plazos o ver datos de un miembro específico de tu equipo de ventas, o de un pipeline de negocios en particular, usando los menús desplegables en la parte superior.

En la sección productividad, verás las llamadas realizadas, los correos electrónicos enviados, las reuniones celebradas y las tareas completadas por el usuario seleccionado dentro del plazo de tiempo que has determinado. Haz clic sobre cualquiera de estas opciones para ver una lista de las actividades asociadas.

Por último, en la sección pipeline se describe el número y el porcentaje de contactos que tienen un propietario asignado, el número de contactos que han recibido llamadas y el número de negocios que se crearon y obtuvieron dentro del plazo de tiempo seleccionado. 

¿CÓMO ESTÁ CONFIGURADO MI PROCESO DE VENTAS?

Tu proceso de ventas está definido en 5 etapas y 2 posibilidades de resolución. Cada etapa tiene asignado un % de cierre o probabilidad de ganar. De esta manera:

  1. Si el contacto es por email, el sistema asigna un 20% de probabilidades de cierre de la venta
  2. Por teléfono, asigna un 40% de probabilidades de venta
  3. Una vez armada la propuesta y confirmación de recepción por el cliente, creemos que existe un 60% de la venta se termine cerrando. Nadie solicita una propuesta por un producto o servicio que no le interese.
  4. Si el feedback de la propuesta fue positivo, asigna un 80% de cierre.
  5. Cuando el cliente ya dio el OK a la propuesta y sólo falta la firma o algún otro proceso administrativo, el sistema asigna un 90% de probabilidades de cierre.

Una vez finalizadas estas etapas, sólo quedan 2 posibilidades de resolución: la venta se concreta, o se pierde y se considera una oportunidad perdida. Sé sincero, es preferible que las sorpresas en cuestiones de negocios sean siempre positivas y no que por una mala estimación del proceso de ventas al finalizar cada mes encuentres que vendiste menos de lo esperado.

 

 ¿CÓMO COMIENZO A UTILIZAR HUBSPOT CRM Y SALES?

A continuación, te ofrecemos una lista de recursos para que empieces a utilizar ambas herramientas. Están ordenados en base al proceso más conveniente en nuestra experiencia. A modo de resumen:

  1. Ingresá a Hubspot y familiarizate con cada menú
  2. Instalá el add-on de Hubspot Sales! Te va a permitir trackear tus mails y cargar automáticamente empresas, contactos y toda comunicación que tengas con tus clientes
  3. Práctica y Método: el uso correcto de un CRM depende en gran parte de que quien lo utilice tenga el hábito de cargar la información necesaria para que el sistema arroje de manera permanente información actualizada y valiosa para tu negocio. Si no lo cargás con información, no funciona. Consultá nuestras recomendaciones al final de este tutorial para ver algunos hábitos recomendados a la hora de pensar en cómo realizar un buen seguimiento de ventas.
Recursos útiles
  1. Introducción a Hubspot CRM: Panel, Contactos, Empresas, Negocios, Tareas
  2. Cómo lograr que la toda la actividad quede registrada en el CRM (mails, llamados, tareas)
  3. Cómo agregar una firma a los mails desde el CRM
  4. Tutorial de Instalación de Hubspot Sales
  5. Hubspot Sales para Outlook
  6. Hubspot Sales para Google Chrome
  7. Agregar usuarios
  8. Importar contactos y empresas
  9. Cargar datos desde Excel
  10. Crear y completar tareas
  11. Cargar actividades
  12. Agregar un contacto a una compañía
  13. Utilizar los filtros de contactos
  14. Crear un negocio (oportunidad de venta)
  15. Ver todos los negocios abiertos
  16. Modificar las etapas de venta
  17. Cómo se integra Hubspot con Google Drive
  18. Integración de Hubspot con Zendesk Support
  19. Cómo modificar la moneda
  20. Donde encontrar el ID de Hubspot
  21. Cada cuánto se actualiza la información del Dashboard (Panel)?
  22. Límites de uso de Hubspot Sales
RECOMENDACIONES PARA UN BUEN SEGUIMIENTOS DE VENTAS

Es una herramienta poderosísima pero que funciona únicamente con tu compromiso y el de tu equipo de alimentarla de información. Te dejamos a continuación algunos consejos:

  1. Actualiza el CRM de manera semanal: sabemos que en el día a día es dificil responder mails, hacer llamados y al mismo actualizar el estado de cada contacto, oportunidad y tarea. Un par de horas a principio o final de cada semana y aseguras que la información esté actualizada. Si hay un equipo, que la carga del CRM sea parte de sus tareas. Es tan importante como cualquier otra cosa que estén acostumbrados a hacer.
  2. No es necesario que registres todo: con Hubspot CRM + Sales la carga de contactos y empresa está automatizada. Los negocios es fundamental cargarlos, dado que con ellos se arma la proyección de ventas.  
  3. Si contactaste un potencial cliente y no respondió de manera inmediata, espera entre 4 a 5 días hábiles. No te pongas demasiado insistente, algunas decisiones llevan tiempo y la relación con tus clientes requieren de saber llevarlas. Es preferible realizar seguimiento de menos clientes pero darse el espacio a pensar antes de comunicar antes que intentar contactar a la mayor cantidad de prospectos.  
  4. Usa el teléfono (o skype): en épocas de Internet, quizás quieras evitar largas conversaciones por teléfono. Un contacto telefónico con tu potencial cliente tiene más chances de llegar a ser un negocio que un contacto por mail.
  5. Foco: enfocate en la calidad de tus contactos. Actualiza el CRM, visualiza tus objetivos y ve cómo evoluciona tu funnel de ventas. Semana tras semana podrás ir viendo su crecimiento. Si las expectativas no se cumplen, revisa cómo estás asignando las probabilidades de venta, quizás no estés siendo del todo sincero. Está bien soñar, pero las ventas se cuentan cuando están cerradas.
Por último…
Si aún te quedaron dudas o no sabes cómo continuar, puedes contratar nuestro servicio de Asesoramiento para Emprendedores y Pymes, y te ayudaremos en lo que necesites.
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